یکی از مشکلاتی که دولت‌های مختلف از گذشته داشته اند تعامل با نهادها، سازمان‌ها و شهروندان یک کشور است. ارائه خدمات عادلانه، استفاده بهینه از منابع دولتی، ارتباط موثر با بخش ها و زیرمجموعه‌های دولتی و ارتباط و تعامل با شهروندان از جمله ملزومات دولت‌های کنونی است. گسترش و توسعه فناوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی این امکان را برای سازمان‌های دولتی به وجود آورده است که با بهره گیری از سیستم های ارتباطی جدید و نوظهور ضمن مدیریت بهینه منابع و کیفیت، گستره خدمات خود را افزایش دهند و بر میزان تعامل خود با شهروندان بیفزایند. گروه فنی مهندسی ارتباط راهکایی خاص را برای شرکت های دولتی در نظر گرفته است، در این مقاله به بیان آنها می پردازیم.
ارتقاء ارتباطات سازمان‌ها دولتی با شهروندان
سازمان های دولتی همیشه یکی از پل‌های ارتباطی دولتمردان و شهروندان هستند و خواسته‌های افراد یک جامعه از طریق این سازمان ها به گوش مسئولین ذی ربط رسانده می‌شود. هم چنین برطرف سازی مشکلات و مسائل پیش آمده نیز بخشی از مسئولیت این افراد است. برای برقراری این ارتباط به سیستمی نیاز است که بتواند حجم عظیم این ارتباطات را پشتیبانی کرده و قادر به ارائه سرویس به کلیه افراد باشد. در سازمان‌های دولتی واحدها و بخش‌های زیادی مشغول به کار هستند که هر کدام با شرح وظایفی خاص در نظر گرفته شده اند. برای ارتباط بین افراد با مسئولین، سیستمی به‌روز و ارتقاء یافته باید وجود داشته باشد که افراد مختلف را به واحدهای مورد نظر هدایت کند.
نیاز به تجهیزات ارتباطی پیشرفته برای ارائه خدمات
در اکثر سازمان‌ها و ارگان های دولتی به دلیل حجم بالای تماس‌ها و وجود بخش‌های مختلف به تجهیزاتی نیاز است که بتواند در هنگام دریافت تماس و مدیریت آنها، افراد را به واحدهای مورد نظر هدایت کند. یکی از اهداف و اصولی که در ارگان های دولتی کاملاً باید رعایت شود رفع مشکل شهروندان است که برای این رفع مشکل باید بیش‌ترین راهنمایی و بهترین راهکارها در اختیار افراد قرارداد. برای این کار باید تجهیزات مخابراتی مانند دستگاه سانترال پاناسونیک و سیستم های مکمل آن مانند دستگاه پیغام گیر صوتی راه‌اندازی نمود که بتواند موارد زیر را ارائه دهد:
- امکان تعریف صندوق صوتی برای هر کاربر
- پاسخ گویی شبانه روزی به تماس های دریافتی سانترال
- مکانیزه کردن و مدیریت تماس‌های دریافتی مرکز تلفن سانترال
- امکان دریافت فکس به صورت اتوماتیک و خودکار برای هر واحد مستقل
برای برطرف کردن این نیازها باید به دنبال سیستمی رفت که بتواند تمام نیازها را در یک دستگاه عرضه کند. مکانیزه شدن تماس‌ها و هدایت تماس‌گیرنده به واحد خاص خود از نیازهای اساسی در این مجموعه‌ها است که به دلیل وسعت بالا و بخش‌های مختلف از نیازهای مبرم ارگان ها و شرکت های دولتی به حساب می‌آید. هم چنین دریافت تماس‌های بی‌شمار در لحظه با خطوط شهری نیازمند سرویسی است که بتواند این حجم تماس‌ها را کنترل و مدیریت کند. هم چنین دریافت نامه‌های مکتوب از طریق دستگاه فکس برای هر واحد نیز از دیگر خدماتی است که با فعال سازی آن برای کلیه کارکنان خدماتی نوین را به افراد تماس گیرنده ارائه می‌دهد.
تجهیزات پیشنهادی گروه فنی مهندسی ارتباط مناسب شرکت های دولتی
در شرکت های دولتی به دلیل حجم تماس بالا و واحدهای مستقل باید از سیستمی استفاده نمود که در عین داشتن قدرت بالای پاسخ دهی به تماس گیرندگان بتواند داخلی‌هایی بی شمار را به تعداد کارمندان این مجموعه ارائه دهد. به همین دلیل دستگاه سانترال پر ظرفیت پاناسونیک سری KX-TDA با قابلیت تعریف داخلی‌های بی‌شمار و تعریف چندین دستگاه فکس به صورت همزمان بهترین راه حل برای کارمندان این سازمان‌ها به حساب می‌آید. تعریف دستگاه فکس و استفاده هم زمان از سرویس فکس مودم (در صورت شبکه بودن سیستم های ارتباطی) بهترین راهکار مدیریتی سانترال برای دریافت و ارسال نامه های اداری مکتوب است.
در این سازمان ها اگر تجهیزات ارتباطی به حالت سنتی بکار گرفته شود باید برای هر واحد خط شهری مستقل تعریف نمود اما در هنگام استفاده از دستگاه سانترال پاناسونیک و دستگاه پردازنده صوتی به صورت همزمان می توان شیوه ی پاسخ گویی را به روشی انقلابی ارتقاء بخشید.
دستگاه پردازنده صوتی پاناسونیک
این دستگاه تکمیل شده و به روز شده کارت دیزا سانترال کم ظرفیت است که به غیر از منشی گویا اتوماتیک که بر روی خطوط شهری فعال می‌شود به کاربران تلفن (تلفن سانترال) این قابلیت را می‌دهد که بتوانند پیغام‌گیر شخصی، داشته باشند و در هنگام حضور در محل کار بتوانند در اولین فرصت پیغام خود را پیگیری کنند. قابلیت پشتیبانی از حجم تماس ورودی زیاد، پخش پیغام راهنمایی و راهنمایی چند مرحله تماس‌گیرنده و اتصال هر کاربر به دستگاه فکس هر واحد و هزاران ویژگی دیگر از جمله امکاناتی است که می‌توان از این دستگاه دریافت نمود.
اتصال دستگاه پردازنده صوتی به دستگاه سانترال سبب دو چندان شدن قابلیت پاسخ گویی به تماس‌ها است که در این محیط ها بهترین راه حل ممکن است. هم چنین استفاده از تلفن های دیجیتال برای افراد خاص که نیاز به مدیریت خطوط دارند مناسب ترین راه حل و استفاده از تلفن هایی معمولی برای افرادی که تماس‌هایی کم دارند در کم ترین هزینه‌های خرید این محصولات کمک به سزایی می‌کند.