دانشگاه ها و مدارس

تماس های ورودی و نحوه مدیریت و کنترل این تماس ها برای هر سازمانی اهمیت فراوانی دارد و به همین دلیل همواره سازمان ها در تلاش هستند تا با بهره گیری از بهترین فناوری های روز، تماس های ورودی خود را کنترل و نظارت نمایند.

 

سانترال دانشگاه مدارس

 

از این رو مراکز مطالعاتی و علمی از جمله دانشگاه ها و مدارس نیز علاقه مند هستند تا با استفاده از سامانه های ارتباطی روز دنیا تماس های ورودی جامعه مخاطب خود را پوشش همه جانبه دهند که البته برای رسیدن به این نقطه، ابتدا باید مروری بر نیازهای این گونه از مراکز داشته باشیم که ازجمله آنها عبارت است از:

  • لزوم وجود اپراتور برای ارجاع تماس ها به واحد مربوطه
  • نیاز به تلفن بیسیم با برد بالا برای افراد خاص
  • نیاز به فعال سازی سرویس فکس برای واحدهای گوناگون
  • با راهنمایی چند مرحله ای صوتی، تماس گیرنده را به هدفش برسانیم

سپس با توجه به نیازهای ذکر شده که همگی از جمله قابلیت های دستگاه های سانترال به شمار می آیند، نسبت به تهیه کارتهای مختص به هر کدام اقدام می شود. در ادامه به بیان قابلیت های گوناگون سامانه های مرکز تلفن می پردازیم که کمپانی بزرگ پاناسونیک برای برطرف سازی نیازهای دانشگاه ها و مدارس و همینطور سهولت ارتباطات این گونه سازمان ها پیش بینی کرده است.

 

لزوم وجود اپراتور برای ارجاع تماس ها به واحد مربوطه

بدیهی است که هر مجموعه بزرگی از کنار هم قرار گرفتن واحدهای متعددی تشکیل شده است. دانشگاه ها، مدارس و مراکز علمی نیز از این قبیل مجموعه ها هستند. در گذشته برای هر واحد از دانشگاه ها و مراکز مشابه یک خط شهری جداگانه در نظر گرفته می شد تا بتوانند با مخاطبان خود در ارتباط باشند و این در حالی است که امروزه دستگاه سانترال این امکان را میسر کرده تا از طریق اپراتور گویا (سرویس دیزا) و تنها با یک خط شهری متمرکز، مخاطب به داخلی واحد مورد نظر متصل گردد.

علاوه بر این، فرآیند مذکور منجر به جمع آوری سایر خطوط شهری مستقیم می شود که در روش سنتی به هر واحد داده می شد و با جمع آوری همه آنها در دستگاه سانترال، نظارت و کنترل بر تماس های ورودی را نیز مقدور می سازد.

 

نیاز به تلفن بیسیم با برد بالا برای افراد خاص

در هر مجموعه ای و بخصوص سازمان هایی که ابعاد گسترده ای دارند، افرادی هستند که بسته به نوع فعالیتشان مجبور هستند در محوطه و بین واحدها تردد داشته باشند. این گونه افراد برای آنکه بتوانند همواره پاسخگوی مراجعین و تماس های خود باشند، باید از تلفن بیسیم با برد بالا که شعاع گسترده ای را پشتیبانی می کند، استفاده نمایند. تلفن بیسیم پاناسونیک با تنظیم بعنوان یکی از داخلی های دستگاه سانترال به خوبی می تواند پاسخگوی این نیاز باشد.

 

سانترال پاناسونیک دانشگاه

 

نیاز به فعال سازی سرویس فکس برای واحدهای گوناگون

با استقرار و فعال کردن سرویس فکس مستقیم برای هر واحد دانشگاهی، مدارس و مراکز علمی از این دست و انجام مکاتبات اداری بوسیله آن، می توان حجم بسیار زیادی از تردد افراد شاغل را برای رساندن مکاتبات به واحدهای یکدیگر حذف و راندمان کارمندان را در زمان و سرعت عمل بالا برد.

 

با راهنمایی چند مرحله ای صوتی، تماس گیرنده را به هدفش برسانیم

برخی واحدهای مجتمع دانشگاهی، زیرشاخه های خاص خود را دارند. برای مثال فرض کنید فردی قصد تماس با امور فارغ التحصیلان را دارد. در این حالت ابتدا فرد می بایست به واحد اداری هدایت و از آنجا به امور فارغ التحصیلان متصل گردد و یا فرض کنید تماس گیرنده ای قصد ارسال فکس به واحد آموزش مجتمع دانشگاهی را دارد. راهنمای چند مرحله در این حالت ابتدا مخاطب را به واحد آموزش هدایت کرده و سپس برای ارسال فکس، مخاصب را به دستگاه فکس متصل خواهد کرد.

 

تجهیزات پیشنهادی گروه فنی مهندسی ارتباط

از مطالب گفته شده می توان به این نتیجه رسید که استفاده از دستگاه سانترال (مرکز تلفن) امری ضروری برای دانشگاه ها، مدرسه ها و مراکز علمی و پژوهشی به حساب می آید. پیشنهاد تیم فنی گروه فنی مهندسی ارتباط برای دانشگاه و مدارس، استفاده از دستگاه های سانترال پرظرفیت سری KX-TDA است که می تواند پاسخگوی کلیه نیازهای مطرح شده باشد. ضمنا سانترال های پرظرفیت امکان بهره مندی از تلفن های دیجیتال را نیز ممکن می سازند. این تلفن ها که ویژگی های خاص خود را دارند، بیشتر جهت استفاده در واحدهای پرتماس مجتمع های دانشگاهی مانند مدیریت، معاونت ها و غیره کاربردی هستند.

در ادامه به جای اینکه بخواهید برای هر واحد دستگاه فکس مجزایی را تهیه کنید، می توانید از سرویس فکس مودم استفاده نمایید. سرویس فکس مودم با نصب بر روی سرور سازمان، این امکان را به تمامی واحدها می دهد تا از طریق رایانه های خود اقدام به ارسال و دریافت مکاتبات کنند. همچنین با اختصاص یک داخلی برای این سرویس در دستگاه سانترال، امکان ارتباط هر تماس با دستگاه فکس مقدور می گردد.

از طرفی دیگر پخش پیغام از پیش ضبط شده که با نام اپراتور گویا (سرویس دیزا) شناخته می شود از ویژگی های ثابت دستگاه های سانترال پاناسونیک است. این سرویس پاسخگوی بسیار مناسبی برای هدایت مخاطب به واحد مورد می باشد.